4 Tips om efficiënt met je tijd om te gaan

Soms is het  handig om een paar dingen te weten over het omgaan met tijd. Het kan je uiteindelijk zoveel opleveren! Het zou, mijns inziens, jammer zijn onderstaande punten niet ter harte te nemen. Sommige 'tips' zijn zelfs in een wet gegoten. Hieronder volgen een paar handreikingen om zo ook weer 'prioriteiten' te kunnen stellen.

1. Je hebt in de toekomst altijd minder tijd dan je nu denkt

Als je een afspraak maakt voor over 2 maanden en je kijkt in je agenda en ziet nog niets staan, dan is het heel moeilijk om je voor stellen hoe druk je het dan zult hebben. Je hebt zo te zien tijd genoeg. En dus denk je dat je best die taart kunt bakken, op kunt passen, een vergadering bijwonen en notulen uitwerken.
Als het twee maanden later is, dan zit je gegarandeerd helemaal vol met activiteiten. Toen je die afspraken maakte, was je even vergeten dat je ook nog je vaste sportavonden hebt en dat in die periode altijd extra activiteiten van je werk of de kerk vallen. Dat stond nog niet in je agenda. Eigenlijk zijn wij mensen er helemaal niet zo goed in om vooraf in te schatten hoeveel tijd we eigenlijk hebben. Dat is één van de redenen dat je het altijd zo druk hebt: vooraf denk je dat het wel meevalt en daarom plan je vaak te veel.
Bedenk dus altijd vooraf hoeveel avonden per week je bijvoorbeeld beschikbaar hebt en plan niet te veel tegelijk. Je agenda lijkt nu leeg, maar dat is hij over 2 maanden zeker niet meer.

2. Alles duurt altijd langer dan je denkt.
Dat is de Wet van Hofstadter. Zelfs als je rekening houdt met de Wet van Hofstadter dan duurt het nog langer dan je denkt. Reserveer daarom anderhalf keer zoveel tijd als je denkt nodig te hebben. Houd je tijd over: prima, tijd voor een pauze en een andere klus. Heb je tijd tekort dan veroorzaakt dat stress. Dit kun je op alles toepassen: taken, projecten, voorbereiding op een vergadering of je vakantie, maar ook op reistijd, mails checken of typen en vooral internetten.
Heel misschien geldt het niet voor taken die je vaak doet, zoals eten koken. Als je al heel vaak boerenkool hebt gemaakt, dan weet je wel hoe lang het duurt. Gewoontes vallen er ook buiten en maken dus je planning gemakkelijker.

3. Er zijn altijd ad hoc klussen en activiteiten die tussendoor komen.
Je weet natuurlijk niet precies wat het is, anders kon je het wel inplannen. Maar je weet zeker dat er altijd iets gebeurt: je kind valt met de fiets, je afspraak gaat niet door of je krijgt opeens een grote opdracht, je moeder belt. Het kan van alles zijn. Houd daar rekening mee in je planning. Reserveer bijvoorbeeld 40 procent van je tijd voor onverwachte acties. Die 40 procent plan je dus niet vol. Houd een tijdje bij welk deel van je tijd je voor onverwachte dingen gebruikt. Dat verschilt per persoon, soms is het misschien 20 procent, maar het kan ook 100 procent zijn. En soms heb je opeens een rustige dag en gebeurt er niks, kun je lekker werken aan al die actiepunten waar je nooit aan toe komt of je kunt een bezoekje brengen aan iemand die je al lang geleden beloofd hebt eens op te zoeken.

4. Werk duurt net zolang als er tijd voor beschikbaar is.
Dit heeft meneer Parkinson bedacht en daarom heet het de wet van Parkinson. Misschien heb je ook wel eens heel veel tijd voor een klus. Gegarandeerd dat die klus dan ook zoveel tijd kost. Maar als je heel snel iets moet leveren, dan lukt het vaak ook nog. Je kunt dus iets op een snelle manier en een uitgebreide manier doen.
Natuurlijk is het fijn als je nog eens een tweede keer naar een tekst of een plan kunt kijken. Maar het wordt meestal niet veel beter als je er een derde en een vierde keer naar kijkt. Zorg dus dat je genoeg tijd hebt, maar geef jezelf niet teveel tijd om een klus uit te voeren. Het helpt als je tijd afbakent in plaats van taken, reserveer een bepaalde tijd voor een klus, in die tijd moet het af.

Deze en nog veel meer tips zijn terug te vinden op de website van Yvonne de Bruin www.opgeruimdorganizing.nl